Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania.

Inwestycja która się opłaca.

Inwentaryzacja  sprzętu i oprogramowania. Inwestycja która się opłaca.

Inwentaryzacja sprzętu komputerowego

To nie tylko spis komputerów które posiadamy, to również spis wszystkich urządzeń oraz infrastruktury sieciowej wraz z osobami upoważnionymi do jej użytkowania.

Inwentaryzacja co warto wiedzieć?

Gwarancja na posiadany sprzęt i do kiedy obowiązuje.

Nie tylko powinno się  zadbać o odpowiedni wpis w bazie inwentaryzacyjnej do kiedy posiadamy sprzęt na gwarancji ale warto mieć możliwość przeglądania spisu sprzętu dla którego gwarancja się kończy.

Dodatkowo w spisie powinno się umieszczać dane kontaktowe do serwisu producenta lub gwaranta oraz instrukcje postępowania dla pracowników w przypadku potrzeby zgłoszenia sprzętu do naprawy. Dla każdego rodaju sprzętu procedura reklamacyjna może być inna.

Producenci mają różne wymogi odnośnie warunków gwarancyjnych które należy spełnić.  Wszystko zależy jaką posiadamy gwarancje. Czasami producent wymaga podania tylko numeru seryjnego urządzenia i serwis przyjeżdża do firmy. W innych przypadkach musi posiadać oryginał dowodu zakupu oraz kartę gwarancyjną z datą i podpisem sprzedawcy.

Mając takie informacje w swojej bazie inwentaryzacyjnej możemy skrócić czas potrzebny na dokonanie czynności reklamacyjnych.

Dbanie o aktualizacje danych w bazie.

Baza nieaktualna nie przydaje się a może jeszcze bardziej utrudnić obsługę logistyczną sprzętu przez pracowników.

Sieć i urządzenia sieciowe.

Inwentaryzacja również powinna obejmować sprzęt sieciowy i inne urządzenia jak routery.  Powinna zawierać informacje o odpowiedniej konfiguracji tych urządzeń i oczywiście dostępnej tylko dla upoważnionych osób lub działu IT.

Oprogramowanie.

Inwentaryzacja oprogramowania jest kolejnym bardzo ważnym zadaniem. Możemy zweryfikować zapotrzebowanie na oprogramowanie na stanowiskach. Możemy sprawdzić czy pracownicy z oprogramowania korzystają. Sprawdzić nie tylko legalność oprogramowania ale również zweryfikować niedobory lub przenieś licencje między stanowiskami.

Inwentaryzacja oprogramowania to też weryfikacja czy w razie awarii komputera będziemy mogli ponownie zainstalować to samo oprogramowanie.

Inwenaryzacja powinna również weryfikować czy do aktualnie posiadanego oprogramowania mamy:

  • wymagane klucze licencyjne
  • nośniki instalacyjne
  • dokumenty zakupu (w niektórych przypadkach wymóg producentów potwierdzających legalne nabycie oprogramowania)

Inwentaryzacja usług.

Prawie każda firma posiada dostęp od wielu różnych usług abonamentowych.

Najczęściej są to następujące usługi:

  • domena internetowa
  • strona internetowa
  • poczta w firmie adresy e-mail
  • programy antywirusowe
  • dostęp do internetu

Loginy i hasła do urządzeń w firmie.

Dobra inwentaryzacja to również dbanie o bezpieczeństwo.
Warto zadbać czy posiadamy dodatkowe awaryjne dostępny do strategicznych urządzeń w firmie takich jak:

Router

Czy posiadamy:

  • login i hasło do urządzenia
  • konfigurację urządzenia (w tym adresy IP oraz inne ustawienia niezbędne do przywrócenia konfiguracji po awarii urządzenia)
  • instrukcje konfiguracji urządzenia np. w postaci pliku pdf

Serwer w firmie

Obsługa takiej konfiguracji najczęściej spoczywa w rękach działu IT lub firmy zewnętrznej która się nami opiekuje.

Warto jednak co jakiś czas przeprowadzać audyty bezpieczeństwa również w celu weryfikacji czy posiadamy wszystkie niezbędne login’y i hasła do tych urządzeń i czy działają poprawnie.

Podsumowanie

Inwentaryzacja sprzętu komputerowego to nie tylko zgodność z przepisami i wymogami dla poprawnego prowadzenia księgowości.
Właściwa inwentaryzacja to prosty sposób na obniżenie kosztów prowadzenia firmy. Dodatkowo inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania może przekładać się na bardziej efektywne zarządzanie firmą a co najważniejsze wpływać na poprawę bezpieczeństwa również związanego z przetwarzaniem danych.